Tutto quello che c'è da sapere sui fogli di intervento, dalla loro creazione al loro utilizzo.

Definizione

Il modulo di richiesta di assistenza è un documento standardizzato utilizzato per registrare tutte le informazioni relative a un intervento tecnico o a un servizio fornito. Questo foglio può essere cartaceo o digitale (ad esempio un PDF) e viene generalmente utilizzato per monitorare e pianificare vari tipi di attività. Tali attività possono includere, a titolo esemplificativo e non esaustivo, lavori di manutenzione, risoluzione di problemi, assistenza a domicilio o qualsiasi altra forma di servizio tecnico o professionale. La scheda di lavoro contiene dettagli come la data dell'intervento, il nome del tecnico responsabile, una descrizione del compito o del problema risolto, i materiali utilizzati, il tempo impiegato e altre informazioni rilevanti. Serve sia come mezzo di comunicazione tra le varie parti coinvolte (come il tecnico, il cliente e la direzione) sia come registro per monitorare e registrare la storia degli interventi.

Lo scopo principale di una scheda di lavoro è quello di documentare in modo dettagliato e strutturato tutte le azioni e le informazioni associate a un intervento tecnico o a un servizio fornito. Ecco alcuni obiettivi specifici per i quali queste schede vengono generalmente utilizzate:

• Tracciabilità e qualità del servizio : Il modulo consente di tenere traccia esattamente di ciò che è stato fatto, da chi, quando e come. Ciò contribuisce a mantenere un elevato livello di qualità del servizio e garantisce che tutte le fasi dell'intervento siano state eseguite in conformità agli standard e alle aspettative.
• Comunicazione : Serve come punto di riferimento per le comunicazioni tra le varie parti interessate, come tecnici, manager e clienti. Questo assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda le aspettative e i risultati dell'intervento.
• Pianificazione e gestione delle risorse : Le schede di lavoro possono aiutare a pianificare i lavori futuri, fornendo dati sui requisiti dei materiali, sul tempo necessario per completare determinati compiti, ecc. Questo tipo di informazioni è fondamentale per una gestione efficace delle risorse e del tempo.
• Storia e archiviazione : Tenere un registro degli interventi passati può essere molto utile per risolvere problemi futuri o per motivi legali. La cronologia dei file può mostrare schemi ricorrenti o problemi che richiedono particolare attenzione.
• Fatturazione e trasparenza : In alcuni casi, il modulo di servizio può essere utilizzato come base per la fatturazione dei servizi forniti. Fornisce un registro dettagliato del lavoro svolto, che può aiutare a giustificare i costi e offrire una trasparenza totale al cliente.

Le schede di lavoro sono utilizzate in una varietà di mestieri e settori che prevedono lavori tecnici, di manutenzione, di riparazione o di assistenza domiciliare. Ecco alcuni esempi di professioni e settori in cui queste carte sono comunemente utilizzate:

• Manutenzione industriale : Nel settore industriale, i tecnici della manutenzione utilizzano schede di lavoro per tenere traccia delle riparazioni, delle ispezioni e della manutenzione preventiva di attrezzature e macchinari.
• IT : Gli addetti alla risoluzione dei problemi informatici e gli amministratori di rete utilizzano questi file per registrare i dettagli dei problemi incontrati e delle soluzioni trovate, dal semplice debug alla creazione di reti complesse.
• Aiuto a casa : I professionisti dell'assistenza domiciliare, come le badanti o le collaboratrici domestiche, possono utilizzare i moduli di anamnesi per registrare i servizi forniti durante le loro visite, sia per l'assistenza medica che per le mansioni domestiche.
• Aria condizionata e riscaldamento : I tecnici che installano o riparano impianti di condizionamento e riscaldamento utilizzano queste schede per annotare le specifiche del sistema, le parti sostituite e altri dettagli rilevanti.
• Impianti idraulici : Nel settore idraulico, questi fogli possono essere utilizzati per tenere traccia delle riparazioni, delle installazioni e della manutenzione regolare.
• Lavori pubblici : Gli ingegneri e i tecnici dei lavori pubblici possono anche utilizzare le schede di lavoro per documentare i dettagli dei loro progetti, come le riparazioni stradali o l'installazione di infrastrutture pubbliche.
• Elettricità : Gli elettricisti utilizzano queste schede per registrare le informazioni relative alle installazioni e alle riparazioni elettriche, comprese le specifiche dei circuiti, i materiali utilizzati e i test effettuati.
• Salute : Nel settore sanitario, i tecnici responsabili della manutenzione delle apparecchiature mediche utilizzano le schede tecniche per tenere traccia della manutenzione e delle riparazioni effettuate su apparecchiature come scanner, macchine a raggi X, ecc.

Questi esempi non sono esaustivi e le schede di lavoro possono essere adattate a molte altre professioni e settori in cui è importante tracciare i compiti, mantenere la tracciabilità e garantire una qualità costante del servizio.

Esistono diversi strumenti e pacchetti software che possono essere utilizzati per creare schede di lavoro e mantenere una cronologia strutturata dei vari lavori svolti, tra cui i seguenti:

• Software di gestione degli interventi specializzati

  PlanningPME è uno strumento di pianificazione flessibile che consente non solo di creare e gestire facilmente le schede di lavoro, ma anche di tenerne traccia. Consente un elevato grado di personalizzazione, che lo rende facilmente adattabile a diverse professioni e settori. Inoltre, facilita la pianificazione delle risorse e dei team, fornendo una panoramica chiara e concisa del programma per tutte le operazioni.

• Gestori di manutenzione assistiti da computer (CMMS)

  Questo software è particolarmente utile nei settori in cui la manutenzione e gli interventi tecnici sono regolari e richiedono un monitoraggio meticoloso.

• Sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

  Alcuni CRM offrono funzioni che consentono di creare e tenere traccia dei record di assistenza, fornendo un follow-up efficace e strutturato dei clienti.

• Suite per ufficio (come Microsoft Office)

  Software come Excel o Access possono essere configurati per creare e archiviare schede di lavoro, anche se queste soluzioni sono generalmente meno ottimizzate per la gestione dei lavori rispetto a software dedicati come PlanningPME.

• Piattaforme cloud e soluzioni di collaborazione online

  Questi strumenti consentono la collaborazione in tempo reale e l'accesso remoto ai rapporti sugli incidenti, facilitando la gestione degli incidenti per i team geograficamente dispersi.

Ogni strumento ha i suoi vantaggi e la scelta dipenderà da una serie di fattori, tra cui il budget, le specificità dell'azienda e il volume di lavoro da gestire. Un software come PlanningPME offre una soluzione completa che può essere personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche di ogni azienda, facilitando la creazione di schede di lavoro e la conservazione di uno storico strutturato dei lavori eseguiti.